A legtöbb modern vállalkozás az e-mailekre támaszkodik a kommunikáció során. Az e-mailekhez, vagy rosszabb esetben a teljes e-mail fiókokhoz való hozzáférés elvesztése pusztító hatású lehet. Az Outlook e-mailek biztonsági mentése az egyik legjobb módja annak, hogy megnyugodjon, tudva, hogy az e-maileket több helyen tárolja az eszközön, és nem lehet könnyen elveszni.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan készíthet biztonsági másolatot az Outlook e-mailekről néhány különböző módon.
Az összes Outlook e-mail biztonsági mentése és exportálása
Az összes Outlook e-mail biztonsági mentésének egyik leggyorsabb módja az integrált .pst fájlformátum használata. A Microsoft Outlook és a Microsoft Exchange kizárólag PST-fájlokat használ e-mailek, kapcsolattartási adatok és címek, valamint naptáresemények tárolására. A statikus PST-fájl biztonsági másolatként használható az aktuális Outlook e-mailjeihez és kapcsolatfelvételi adataihoz, és az Outlook offline állapotban is hozzáférhet hozzá.
A következőképpen készíthet biztonsági másolatot e-mailjeiről .pst fájlba:
- Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a Fájl gombra a tetején.
- A menüben válassza a Megnyitás és exportálás lehetőséget.
- Kattintson az Import/Export gombra.
- A rendszer visszatér a fő Outlook képernyőre, és megjelenik az Import/Export varázsló, amely végigvezeti Önt az exportálási folyamaton.
- A varázslóban válassza ki az Exportálás fájlba lehetőséget a listából, majd kattintson a Tovább gombra.
- Válassza az Outlook adatfájlt (.pst), amikor a rendszer kéri a fájltípus kiválasztására, majd kattintson a Tovább gombra.
- Ezután a rendszer felkéri, hogy válassza ki az exportálandó mappákat. Kiválaszthatja e-mail fiókját a hozzá tartozó összes mappa exportálásához, beleértve a névjegyeket és a naptáradatokat. Kattintson a Tovább gombra, ha elégedett a választásával.
- Válassza ki a cím elérési útvonalát, ahová a biztonsági másolatot menti. Jegyezze meg az elérési utat, hogy később hozzáférhessen.
- Célszerű megváltoztatni a fájl nevét (az elérési út utolsó része). Alapértelmezés szerint a backup.pst.
- Ha a biztonsági mentési fájlt az alapértelmezett elérési útra menti, válassza ki, hogy szeretne-e ismétlődő elemeket.
- (Opcionális) Bármelyik előző párbeszédpanelhez visszatérhet, esetleg a mappakiválasztás megváltoztatásához a Vissza gombbal.
- Nyomja meg a Befejezés gombot az exportálási folyamat elindításához.
- Az Outlook kérni fogja, hogy hozzon létre egy jelszót. Ez biztonsági okokból fontos lehet, de nem kell jelszót megadnia.
- A kicsomagolt fájlt a fájl elérési útjához megadott helyen találja. Most áthelyezheti vagy másolhatja a fájlt máshová.
Az exportált Outlook e-mailek elérése
A fájlok exportálása után felmerülhet a kérdés, hogyan érheti el őket később. Az Outlook megkönnyíti a biztonsági másolatok megnyitását és az e-mailek visszaállítását a mentett időpontra. A következőket kell tennie:
- Keresse meg a biztonsági másolat fájlt. Jegyezze fel a helyét és a fájl elérési útját.
- Nyissa meg az Outlookot.
- Nyomja meg a Fájl gombot, majd kattintson a Megnyitás és exportálás gombra.
- A jobb oldali menüben válassza az Outlook adatfájl megnyitása lehetőséget.
- Ezzel megnyílik a File Explorer. Menjen a biztonsági másolat fájlhoz. Kattintson rá, majd válassza a Megnyitás lehetőséget.
- A rendszer visszatér az Outlook főképernyőjére.
- A bal oldali navigációs menüben görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik az Outlook Data File. Ez a kategória a biztonsági mentési fájlból letöltött elemeket tartalmazza.
- A kategória megőrzi az eredeti formázási és mapparendszereket.
- Az e-maileket húzással más fájlokba helyezheti át.
Mostantól hozzáférhet a mentett e-mailjeihez.
Hogyan lehet gyorsan elmenteni egyetlen Outlook e-mailt
Néha nem akarja elmenteni az összes e-mailt és újra megnyitni az Outlookot, amikor csak egy vagy néhány konkrét e-mailre van szüksége. Szerencsére van néhány gyors megoldás egyetlen e-mail mentésére az Outlookból.
1. módszer – Közvetlen mentés egy mappába
- Nyissa meg az Outlookot.
- Nyissa meg a Fájlkezelőt, és navigáljon oda, ahová menteni szeretné az e-mailt. Előfordulhat, hogy az Outlookot és a File Explorert is ablakos módba kell helyeznie, és át kell helyeznie őket a könnyebb hozzáférés érdekében.
- Húzza a menteni kívánt e-mailt az Outlookból a mappába.
- Az Outlook automatikusan „Outlook elem” formátumban tárolja az e-mailt.
- Kattintson duplán a mentett e-mailre, hogy megnyissa az Outlookban.
2. módszer – Mentés TXT vagy HTML formátumban
- Nyissa meg a menteni kívánt e-mailt az Outlookban.
- Válassza a Fájl lehetőséget, majd a Mentés másként lehetőséget.
- Megjelenik a File Explorer. Válassza ki azt az elérési utat, ahol az e-mailt tárolni szeretné. A File Explorer alján kattintson a Mentés típusként melletti nyílra. Válassza a Csak szöveg lehetőséget, ha .txt formátumba szeretné menteni, vagy a HTML lehetőséget, ha az e-mailt .html fájlként szeretné menteni.
- Mentés után az e-mail elérhető a szövegszerkesztővel (például a Jegyzettömbbel), ha .txt formátumban van, vagy a böngészőjével, ha .html formátumban van mentve.
Az e-mail ilyen módon történő mentése nem őrzi meg a mellékleteket, ezért mindenképpen töltse le, szükség szerint nevezze át, és mentse el az e-mail mellé későbbi eléréshez.
3. módszer – Kép mentéséhez használja a Képernyőfelvételt
Képernyőrögzítő szoftverrel is mentheti az e-mail tartalmát képként. Ez a módszer hasznos lehet az e-mail tartalmára való hivatkozáshoz más kommunikációs formákban, mivel a képek könnyen rögzíthetők e-mailekhez és egyéb üzenetekhez.
- Ha Windowst használ, az újabb verziók előre telepített képernyőrögzítő szoftverrel rendelkeznek, a Snipping Tool (régebbi eszközökön) és a Snip & Sketch néven. Alternatív megoldásként használhatja a Print Screen gombot a billentyűzeten, majd beillesztheti a képet a Paintbe.
- Mac-eszközök esetén a folyamat hasonló. Használja a Ctrl + Command + 4 billentyűparancsot az integrált képernyőrögzítési funkció megnyitásához, majd a mentéshez húzza a kijelölő szálkeresztet, hogy fedjen le egy területet az e-mail felett.
- Linux esetén találhat egy képernyőrögzítő szoftverek széles választéka letölthető, amivel az e-mail képként menthető. Alternatív megoldásként a GNOME-alapú modellek beépített Screenshot segédprogrammal rendelkeznek az Alkalmazások > Kellékek menüben. Egyes Linux operációs rendszer verziók reagálnak a Print Screen gombra a billentyűzeten, hasonlóan a Windows rendszerekhez.
Több Outlook e-mail mentése a számítógépére
Ha egyszerre több e-mailt szeretne menteni, de nincs szüksége a teljes e-mail-könyvtárra, lehetőség van néhány e-mail egyidejű mentésére. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlookot.
- Válassza ki a menteni kívánt e-maileket. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az e-mailekre, hogy egyenként jelölje ki őket, vagy tartsa lenyomva a Shift billentyűt az e-mailek kötegének kiválasztásához az első és a második kattintás között.
- Lépjen a Fájl > Mentés másként menüpontra.
- A párbeszédpanelen lépjen arra a mappára, amelybe menteni szeretné az e-maileket, nevezze el a fájlt tetszőlegesen, és válassza a Csak szöveg formátumot a mentéshez.
- Az Outlook az összes kiválasztott e-mailt egyetlen .txt fájlba menti. A szövegszerkesztővel érheti el őket.
Ha külön .txt fájlba szeretné menteni őket, minden egyes e-mailt külön kell mentenie. További Outlook-bővítmények Az online elérhetőség kiterjesztheti ezt a funkciót az e-mailek külön .txt vagy más fájlformátumokba történő mentésére.
GYIK
Hogyan exportálhatom az összes e-mail címet az Outlookban?
Ha exportálni szeretné névjegylistáját (amely a névjegyek e-mail címét és egyéb információkat tartalmazza), az e-mailek exportálásához hasonló lépéseket hajthat végre. A kapcsolattartási adatok azonban más, felhasználóbarátabb fájlformátumban is tárolhatók, és Excelben megnyithatók a gyors manipuláció és szerkesztés érdekében. A következőket kell tennie:
1. Nyissa meg az Outlook programot.
2. Válassza a Fájl > Megnyitás és exportálás > Importálás/exportálás menüpontot.
3. Az Import/Export varázslóban válassza az Exportálás fájlba lehetőséget.
4. Válassza a Vesszővel tagolt értékek (.csv) lehetőséget, amikor a rendszer kéri a fájltípus kiválasztására.
5. A mappaválasztó menüben válassza ki a fiókja alatt található Névjegyek mappát.
6. Erősítse meg a fájl elérési útját, vagy módosítsa szükség szerint, nevezze el a fájlt tetszés szerint, majd kattintson a Tovább gombra.
7. Nyomja meg a Befejezés gombot az exportálási folyamat elindításához.
8. Az Import/Export párbeszédablak bezárul, amikor a folyamat befejeződött.
Az exportált .csv fájl Excelben nyitható meg. Megjelenik egy nagy táblázat elérhetőségi adatokkal. Valószínűleg sok üres cellája lesz, és ez teljesen normális. Az Excel segítségével szerkesztheti az adatokat, bár további tartalom hozzáadása olvashatatlanná teheti az Outlook számára, ha később importálnia kell a fájlt.
Használhatja ezt a fájlt egy másik eszközön vagy e-mail szolgáltatáson a kapcsolatfelvételi adatok importálásához.
Új megjelenés az Outlookban
Az Outlook integrált exportálási funkciójával biztonsági másolatot készíthet és visszaállíthatja az e-maileket arra az esetre, ha elveszítené a hozzáférést e-mail fiókjához, akár jelszó elvesztése, akár feltörése miatt. Mivel az online kommunikáció annyira elterjedt, néhány percet szán az e-mailek rendszeres biztonsági mentésére, így megkímélheti az elveszett fájlokkal kapcsolatos fejfájástól.
Milyen gyakran exportál Outlook e-maileket? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.
