Akár egy gyors pénzügyi táblázatot szeretne összeállítani, akár egy munkatársával szeretne együtt dolgozni egy Excel-szerű dokumentumon, a Google Táblázatok nagyszerű webalapú, ingyenes alternatívája az Excelnek.
A táblázatkezelő programok egyik legértékesebb tulajdonsága a rugalmasságuk. A táblázatok szolgálhatnak adatbázisként, számítási motorként, statisztikai modellezési platformként, szövegszerkesztőként, médiakönyvtárként, teendők listájaként stb. A lehetőségek szinte végtelenek. A táblázatok – köztük a Google Táblázatok – mindennapi felhasználása az alkalmazottak óránkénti munkabeosztásának vagy számlázható munkaidejének nyomon követése.
Ha a Google Táblázatokat használja az idő ilyen módon történő nyomon követésére, akkor gyakran előfordul, hogy ki kell számítania két időbélyeg közötti különbséget (a két különböző időesemény között eltelt idő). Például, ha valaki 9:15-kor bejelentkezett, majd délután 4:30-kor kilépett, akkor 7 óra 15 percig volt rajta az óra. Ha valami ehhez hasonlóhoz kell használnia a Táblázatokat, akkor gyorsan észreveszi, hogy nem az ilyen jellegű feladatok kezelésére tervezték.
Mégis, bár a Google Sheetshandles kezeli az időzítési napló funkcióit, némi előkészülettel könnyű rávenni. Ez a cikk bemutatja, hogyan számíthatja ki automatikusan a különbséget két időbélyeg között a Google Táblázatok használatával.
Idők hozzáadása és munkaidő kiszámítása a Google Táblázatokban
Az időadatokat tartalmazó két cella közötti különbség méréséhez a Google Táblázatoknak meg kell értenie, hogy a cellák adatai időadatok. Ellenkező esetben a 9:00 és 10:00 közötti különbséget 100-nak számítja, nem pedig 60 percet vagy egy órát. Az időeltérések helyes számlálásához az időoszlopokat „Idő”, az időtartam oszlopot pedig „Időtartam”-ként kell formázni.
Továbbá a számítás szándékosan visszafelé történik (time out – time in), mert figyelembe kell vennie az AM/PM átmeneteket, így nem kapunk negatív számokat. Ezért 14:00 – 9:00 = 5.00 óra, míg 9:00 – 14:00 = -5.00 óra. Teszteld ha van kedved.
Az alábbiak szerint készíthet formázott munkaidő-nyilvántartást, amelyen a személy munkába állása, távozásának időpontja és a számított munkaidő látható:
- Nyissa meg az adott „Google-lapot”.
- Válassza ki a „Time In:” oszlopot, és kattintson a „123” formátum legördülő menüjére, majd válassza ki a „Time” formátumot.
- Válassza ki az „Időtúllépés:” oszlopot, majd kattintson a „123” legördülő menüelemre, majd válassza az „Időt”.
- Válassza ki a „Munkaidő:” oszlopot. Kattintson a „123” legördülő menüelemre, és válassza ki az „Időtartam” formátumot.
- A képlet aktiválásához a „Munkaidő” oszlopban írja be a „
=(C2-A2)
” ahol a „C2” az „Időtúllépés” cellát, az „A2” pedig a „Bemeneti idő” cellát jelöli.
Ez minden. A fent felsorolt lépések követésével és a megadott képlet használatával viszonylag egyszerű az idő kiszámítása a Google Táblázatokban. Mi a teendő, ha szüneteket szeretne hozzáadni a számításokhoz? Olvass tovább, hogy megtudd.
Időbeli hézagok vagy munkaszünetek hozzáadása az idő kiszámításához a Google Táblázatokban
Hacsak a fizetett ebéd vagy a rövid távú szabadság nem jelent előnyt az üzletben, előfordulhat, hogy ki kell számítania a munkaidő szüneteit. Még akkor is, ha a szünetek nem fizetett idők, a legjobb, ha külön bejegyzéseket adunk meg, szemben a „Belépési idő” és a „Time Out” szünetekkel. Íme, hogyan kell csinálni.
Megjegyzés: Csakúgy, mint az alapidő- és időtúllépés-számításoknál, az időt fordítva kell kiszámítani a következőképpen: „Time out” – „Time In”, kivéve, hogy a képlet között szünetidő-bejegyzések találhatók.
- Válassza ki a „Kitörés:” oszlopot, kattintson a menü „123” formátum legördülő menüjére, majd válassza ki az „Idő” formátumot.
- Válassza ki a „Betörés:” oszlopot, kattintson a „123” formátum legördülő menüre, majd válassza ki az „Idő” formátumot.
- Számítsa ki az órákat a „Munkaórák” oszlophoz. Típus “
=(C2-A2)+(G2-E2)
”, ami azt jelenti [Break Out (C2) – Time In (A2)] + [Time Out (E2) – Break In (G2)]. - Használja a számítást minden sorhoz, hogy a Ledolgozott órák oszlopa így nézzen ki.
Dátumok hozzáadása a munkaidő-nyilvántartásokhoz a Google Táblázatokban
Ha inkább dátumokat szeretne hozzáadni a munkaidő-bejegyzésekhez, a folyamat ugyanaz, mint az idő hozzáadásakor, azzal a különbséggel, hogy a „Dátum idő” formátumot választja az „Idő” helyett. A cellákban a „HH/NN/YYYY ÓH/MM/SS” jelenik meg, ha a „Dátum idő” formátumot választja.
A percek tizedesjegyekké alakítása a Google Táblázatokban
Ha az időnövekedéssel foglalkozik, hasznos lehet ezeket percek helyett tizedesjegyekre konvertálni, azaz „1 óra 30 perc = 1,5 óra”. A percek tizedesjegyekre konvertálása egyszerű; ennek több módja is van.
- Válassza ki a „Munkaidő” oszlopot, kattintson a felül található „123” menübe, majd módosítsa a formátumot „Időtartam”-ról „Szám”-ra. Figyelmen kívül hagyja a cellákban megjelenő furcsa karaktereket.
- Az első „Munkaidő” cellába másolja/írja be: „
=(C2-A2)*24+(G2-E2)*24
” idézőjelek nélkül. Ügyeljen arra, hogy módosítsa a képletet a megfelelő cellaazonosítókra, például „C2-A2”. - Másolja ki az első „Munkaidő” cellában létrehozott képletet, és illessze be az oszlop összes többi „Munkaidő” cellájába. A Google automatikusan formázza a cellákat a megfelelő cellaazonosítókkal.
Végezetül, a Google Táblázatok nem kifejezetten munkaidő-nyilvántartások készítésére lettek tervezve, de könnyen beállítható erre. Ez az egyszerű beállítás azt jelenti, hogy gyorsan és egyszerűen nyomon követheti a ledolgozott órákat. Amikor az időintervallumok átlépik a 24 órás határt, a dolgok kissé bonyolultabbá válnak, de a Táblázatok még mindig meg tudják oldani, ha időről dátumra váltanak.
A cikkünket is elolvashatja annak kiszámítása, hogy hány nap telt el két dátum között a Táblázatokban.
A Google Táblázatok időszámításával kapcsolatos GYIK
Hogyan lehet megtalálni a legrövidebb vagy legmagasabb munkaidőt a Google Táblázatokban?
Ha gyorsan meg kell találnia a legkevesebb ledolgozott időt, ez a képlet segíthet. A MIN() függvény egy beépített függvény, amely lehetővé teszi a minimális érték megtalálását egy számlistában.
1. Hozzon létre egy új cellát (ebben a példában I2), és állítsa a formátumot „Időtartamra”. Másolja/írja be a „=MIN(E2:E12)” függvényt idézőjelek nélkül, és illessze be a cellába. Ügyeljen arra, hogy módosítsa a cellaazonosítókat, például „E2”.
Most a „Min. Ledolgozott órák” oszlopban a legalacsonyabb ledolgozott órákat kell mutatni, például „5:15:00”.
Könnyedén alkalmazhatja a MIN() vagy MAX() függvényt egy oszlopra vagy cellacsoportra. Próbáld ki magad.
Hogyan számítható ki az összes ledolgozott munkaóra a Google Táblázatokban?
Ha nem ismeri a programozást vagy az Excelt, akkor a Google Táblázatok egyes beépített funkciói furcsának tűnhetnek. Szerencsére nem kell sok az összes ledolgozott óra kiszámításához. Ebben a példában kiszámítjuk az összes alkalmazott által egy nap alatt ledolgozott összes munkaórát.
1. Hozzon létre egy új cellát, és rendelje hozzá „Időtartam”-ként.
2. A Képlet (fx) sávba írja be a „=SUM(E2:E12)” értéket idézőjelek nélkül, amely megadja az összes ledolgozott munkaórát az E2-től E12-ig. Ez a képlet az Excel és a különféle programozási nyelvek szabványos szintaxisa.
A végösszegnek “67:20:00” formátumban kell megjelennie, és így kell kinéznie: