A Google Naptár távolléti értesítése lehetővé teszi, hogy jelezze elérhetőségét vagy elérhetetlenségét az esettől függően. Kényelmesen tudathatja az emberekkel, hogy nem tartózkodik az irodában, és tudathatja, hogy mennyi ideig lehet távol. A funkció használatakor a Google Naptár automatikusan elutasítja a megbeszéléseket, amíg Ön vissza nem tér.
A Google Naptár Házon kívüli funkció használata
Ha ki kell mennie az irodából, ésszerű értesíteni azokat, akiknek esetleg kapcsolatba kell lépniük Önnel. Ezek lehetnek ügyfelek vagy kollégák. A Google Naptár házon kívüli funkciójának használatával ezt egyszerűen megteheti.
Beállítás számítógépen
Számítógép használatával könnyedén beállíthatja a Google Naptárt az irodán kívül. Tipp: A Chrome lehetővé teszi az összes Google-alkalmazás elérését az új lapon vagy ablakoldalon.
- Nyissa meg a Google Naptárt.
- Válassza a „Létrehozás” lehetőséget.
- Válassza az „Irodán kívül” lehetőséget.
- Adja meg az esemény dátumait. Szabadon megadhat egy adott időszakot is.
- Az elutasítási beállítások módosíthatók, és elutasító üzenetet is felvehet.
- Válassza a „Mentés” lehetőséget.
Beállítás Android és iOS rendszeren
Ez a Google Naptár funkció Android és iOS eszközökön is könnyen beállítható. Dolgozhatsz rajta, függetlenül attól, hogy hol vagy.
- Nyissa meg a Google Naptárt.
- Koppintson a „Létrehozás” gombra alul, amelyet pluszjel mutat.
- Koppintson az „Irodán kívül” elemre.
- Válassza ki azokat a dátumokat, amikor azt tervezi, hogy távol lesz. Ha szeretné, megadhatja az időpontot is.
- Koppintson a mentésre
Ez a funkció lehetővé teszi, hogy ütemezze az irodán kívüli eseményeket, amelyek a kiválasztott időponton és napon túl ismétlődnek. Ha a Google Naptárban a házon kívüli időt eseményként adja hozzá, a naptár elutasítja az adott időponttal átfedésben lévő eseményekre szóló meghívásokat. Ezzel az off-off-módszerrel kihúzhatja a konnektorból, és leállíthatja az értekezlet-összehívások fogadását.
Megjegyzés: Ez a funkció a Google Workspace számára elérhető az iskolában vagy a munkahelyen. Személyes fiókokkal nem működik.
A Google Naptár beállítása munkaidőn kívül
A Google Naptár lehetővé teszi a munkaidő ütemezésének testreszabását. Korábban a munkaidőt egyetlen időszakra kellett beállítani, majd ezt megismételni a hét többi napjain. A Google Naptár lehetővé teszi a munkaidő testreszabását a hét minden napjára. A naptárak is megoszthatók.
Ha beállítja a munkaidőt, és valaki megbeszélést próbál beütemezni ezen az időn kívülre, a rendszer egy automatikus értesítést küld, amely tájékoztatja őt az Ön elérhetetlenségéről.
Egy másik hasznos funkció a Google Naptár azon képessége, hogy automatikusan meghatározza a munkaidőt. Ez az Ön ütemezési előzményein alapul. Ha a javaslatok nem pontosak, módosíthatók.
A munkaidő beállításakor az időzónák nem számítanak. Ehelyett a Google automatikusan kikövetkezi az időzónákat. Ez kiküszöböli az esetleges zavart.
Automatikus válasz beállítása házon kívül
Vannak, akik az irodán kívüli értesítést szabadságra adott válasznak is nevezik, és célszerű felvenni egyet, amikor elutazik. A Gmail-fiók beállítása az automatikus válaszokhoz viszonylag egyszerű.
Beállítás számítógépen
Az automatikus válasz beállítása a számítógépen néhány lépésből áll. De ha jól csinálod, akkor eléred a kívánt eredményt.
- Nyissa meg a Gmailt.
- A beállítások megnyitásához kattintson a felső fogaskerék ikonra.
- Válassza az „Összes beállítás megtekintése” lehetőséget.
- Görgessen le a „Vacation válaszoló” részhez.
- Kattintson a „Vakációs válasz bekapcsolva” elemre.
- Adja meg a dátumtartományt, a tárgysort és az üzenetet.
- Ha azt szeretné, hogy a nyaralásra adott válaszát csak az ismerősei lássák, jelölje be az üzenet alatti négyzetet.
- Válassza a „Módosítások mentése” lehetőséget.
Vacation Responder beállítása Android és iOS rendszeren
A weben számos sablon használható jó automatikus válaszüzenet írásához. Professzionálisnak, de barátságosnak kell lennie.
- Nyissa meg a Gmailt.
- Fontos megjegyzés: Ez a lépés nem működik az Apple eszközök előre telepített levelezőalkalmazásában.
- Koppintson a bal oldalon található hamburger menüre.
- Görgessen le, és érintse meg a „Beállítások” lehetőséget.
- Válassza ki azt a fiókot, amelyhez automatikus válaszokat szeretne beállítani.
- Válassza a „Vacation válaszoló” lehetőséget.
- Kapcsolja át a kapcsolót a válaszadó engedélyezéséhez.
- Adja meg a dátumtartományt, a tárgysort és az üzenetet
- Érintse meg a „Kész” gombot Android rendszeren vagy a „Mentés” gombot iOS rendszeren.
Megjegyzés: Az automatikus válasz használatakor
Ha többet tud erről a funkcióról és működéséről, az még jobb élményt nyújt. Néhány dolog, amit érdemes megjegyezni a Gmailben a nyaralásra adott válaszokkal kapcsolatban:
- Az automatikus válaszok éjféltől érvényesek, amikor egy irodán kívüli eseményt ütemez be, az utolsó nap 11:59-ig. Ez az idő letelte előtt módosítható.
- Ha spam üzenetet kap, az nem kap automatikus választ. Ez vonatkozik a levelezőlisták részeként kapott üzenetekre is.
- Ha az Ön által használt Google Workspace-fiók szervezeti, beállíthatja úgy, hogy csak a szervezethez tartozók kapjanak automatikus választ.
- Ha egy személy többször megkeresi Önt ezalatt az időszak alatt, akkor valószínű, hogy az automatikus válasz csak az első e-mail után kerül kiküldésre. Van azonban itt néhány kivétel:
- Ha ugyanaz a személy négy nappal az első e-mail után felveszi Önnel a kapcsolatot, és még mindig nem elérhető.
- Ha módosítja az automatikus választ, és ugyanaz a személy küld egy másik e-mailt.
Az irodán kívüli üzenetekkel kapcsolatos bevált gyakorlatok
Fontos, hogy olyan üzenetet hozzunk létre, amely professzionálisan olvasható. Ennek is pozitívnak kell lennie. Egy jó üzenetnek a következőket kell tartalmaznia:
- Azok a dátumok, amikor azt tervezi, hogy távol lesz, és mikor szándékozik visszatérni. A nyitvatartási idő beállításakor pontosan meg kell adnia, hogy milyen időpontokban és napokon van elérhető.
- Becslés, hogy mennyi ideig tart a válaszadás. Alternatív megoldásként a naptárat mindenki számára láthatóvá teheti, vagy megoszthatja, hogy mindenki tudja, mikor lesz elérhető, vagy mikor lesz elérhető.
- Mit kell tennie a címzettnek vészhelyzet esetén. Ennek tartalmaznia kell annak a személynek a telefonszámát, akit el tudnak érni.
- Az üzeneteknek egyéninek kell lenniük. Bár lehet humoros, okos és gusztustalan üzenetet kitalálni, bölcs dolog, ha azt sok esetben professzionálisnak és tömörnek tartja.
- Ne felejtsen el más rendszereket, például a Gmailt is használni a távollétének feljegyzésére.
Ha véget ér a vakáció, vagy visszatér az irodájába, több dolgot is meg kell tennie a munkába. Ezek tartalmazzák:
- Kapcsolja ki az összes házon kívüli üzenetet. A Google ezt automatikusan kezeli. Ennek ellenére ellenőrzi, hogy biztosra menjen. Ezenkívül manuálisan is kikapcsolhatja az üzeneteket, ha a vártnál hamarabb érkezik vissza.
- Tekintse meg naptárát, hogy megtekinthesse az aznapra beállított találkozókat és feladatokat. Ez lehetőséget ad a felkészülésre.
- Az időpontok és feladatok ellenőrzése után rendezze azokat prioritás szerint. Kezdje először a fontos feladatokkal, és hagyja, hogy mások kövessenek.
- Próbáld meg nyugodtan venni a dolgokat. Eltarthat egy ideig, mire mindent utolér, amíg távol volt. Ha tiszta fejjel és tervvel dolgozol rajta, könnyebben utolérheted.
- Ragaszkodjon az ütemezéshez: Miután beállította az ütemtervet, tartsa be azt. Ezáltal ügyfelei, családtagjai és kollégái bizalommal fordulhatnak Önhöz.
Használja ki az automatizálást, és használja ki a Google Naptár funkcióit
A Google Naptár távolléti funkciója kiküszöböli a találkozók és eljegyzések kézi lemondásával kapcsolatos bizonytalanságok egy részét. Ennek a funkciónak a kihasználásával élvezheti a távollétét anélkül, hogy aggódnia kellene amiatt, hogy a fontos üzenetekre nem kap választ, miközben Ön offline állapotban van. Az out-of-off funkció tudatja velük, hogy mikor lesz távol, és a megbeszélésekre stb. érkező meghívásokat a rendszer automatikusan elutasítja.
Kipróbálta a Google Naptár házon kívüli funkcióját? Mennyire sikerült? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.
