Az e-mail küldése bonyolult folyamat lehet. Ha üzleti vonatkozású üzenetet küld, akkor a lehető legtisztelőbbnek kell lennie; ha elküld egyet a gyermeke tanárának, őszinteséget igényel, egy családtagnak pedig sok esetben olyan laza lehet, amennyire csak szeretné.
A tökéletes e-mail azt jelenti, hogy tartalma rövid és lényegre törő, így könnyebben olvasható. A kijelentkezésnek tükröznie kell ezt, de közvetítenie kell az álláspontját is. Akár köszönetet fejez ki, akár választ vár, először a tökéletes professzionális e-mail-bejelentkezésekkel foglalkozunk.
Professzionális e-mail-kijelentkezés
Amint azt korábban említettük, az e-mailben szereplő aláírások típusa attól függően változik, hogy kinek küldi. Fontos, hogy tartsa szem előtt a közönségét, amikor bármilyen írásos kommunikációt küld. Tehát minden további nélkül, íme néhány aláírat, amelyeket bele kell foglalni a szakmai e-mailekbe.
“Várom, hogy hamarosan hallunk!”
Ez az e-mailes kijelentkezés tudatja a címzetttel, hogy választ vár. Legyen szó önéletrajzról vagy értékesítési bemutatóról, csak udvarias, ha a másik személy válaszol, és ennek feltüntetése az e-mailben kijelenti, hogy választ vár. Módosíthatja úgy is, hogy azt mondja: „Várom a lehetőséget, hogy tovább beszélhessek Önnel”.
„Nagyon megköszönjük az értékes idejét”
Ha a címzett dolgozik, valószínűleg nincs sok ideje, és sok e-mailt kap. Ennek az aláírónak a bevonása az őszinte hála kifejezésének egyik módja, amely udvarias választ igényel.
“Meleg üdvözlettel!”
Üdvözlettel nagyszerű módja annak, hogy befejezze az e-mailt, mert udvarias és professzionális. Egyesek azt gondolhatják, hogy kissé régimódi, de egyszerű és lényegre törő, ami tökéletes az e-mailekhez.
Elkerülendő e-mailes kijelentkezések
Ezek egy része bizonyos körülmények között elfogadható, de a legtöbb nem ajánlott hivatalos vagy szakmai e-mailekhez.
1. Köszönöm
A „köszönet” és az érintő variánsai („köszönöm még egyszer”, „köszönöm!” „köszönöm szépen” és így tovább) mind kissé hamisnak tűnnek. Nemcsak mindannyian olvassuk az e-maileket kissé szarkasztikus hangon a fejünkben, de ha e-mailt küld valakinek, hogy kérjen valamit – ahelyett, hogy őszintén köszönetet mondjon –, az egy kicsit bosszantó. Jobb, ha őszinte hálát fejez ki.
2. Tisztelettel
Bár lehet, hogy megtanították arra, hogy egy levelet – és így egy e-mailt – az „őszintén” szóval fejezzen be, csak ne. Ha az e-mailt a „Kedves” szóval kezdi, megúszhatja az „őszintén” kifejezést, de egyébként kerülje – még egyes hivatalos alkalmazások esetén is.
Ha szereti az „Őszintén” klasszikus professzionalizmusát, próbálja ki helyette a „Warmly”-t. Ez utóbbi egy kicsit kevésbé formális, és úgy érzi, mintha egy kicsit többet fektetne a levelezésbe.
3. … hamarosan
„Hamarosan beszélünk”, „hamarosan beszélünk” vagy akár „hamarabb” – ha bármit „hamarosan” adsz kölcsön, általában arra kötelezi Önt, hogy újra beszéljen az illetővel. Ez a bejelentkezés megfelelő, ha utólagos e-mailt kíván küldeni, vagy személyesen szeretne találkozni valakivel; kevésbé jó, ha nincs szándékod arra, hogy újra beszélj velük. Bár egy hétköznapi válasz, őszintétlennek tűnhet.
Ehelyett kipróbálhatja a „Köszönjük az értékes idejét” kifejezést, ha nem szeretne válaszolni. Ha újra kommunikálni szeretne a címzettel, próbáljon ki valami valódibbat, például: „Várom a további beszélgetést”.
4. Az Ön neve
Meglehetősen hidegnek és hirtelennek tűnik, ha egy e-mailt csak bejelentkezéssel fejezünk be. Hacsak nem egy végső válasz egy olyan e-mailre, amelyben válaszolt egy kérdésre, és választ kapott, ez nem közvetít más üzenetet, mint a „Befejeztem a beszélgetést”. Ezért a legjobb, ha nem hagyja csak az aláírását.
Ha egyszerű, de egyértelmű és tiszteletteljes módot keres, hogy tudatja valakivel, hogy szeretné megszakítani a beszélgetést, próbálja ki az „Öröm volt”.
5. Az Ön kezdőbetűje(i)
A kezdőbetűvel vagy az első kezdőbetűvel való kijelentkezés egy kicsit barátságosabb, mint a teljes név kiírása, de még mindig ugyanolyan hirtelen. Ezenkívül viszonylag homályban hagyja az embereket azzal kapcsolatban, hogy ki is vagy, tehát csak akkor használható a legjobban, ha valakivel beszélsz, akit már elég jól ismersz.
6. Semmi
Meglepő módon teljesen rendben van az e-mailek semmivel történő befejezése, de ezt nem teheti meg az első e-mailben. Mindig először az e-maileknek kell véget vetni, és mivel egyre több e-mail érkezik egymás után, elengedheti a formaságokat.
7. Tisztelettel
Merev és elavult. Csak akkor vegye ezt elő, ha e-mailt küld egy kormányzati tisztviselőnek vagy valakinek a papságból, mivel ebben a helyzetben a „tisztelettel az Öné” a mércé.
8. XX [Kisses]
Hacsak nem családtagról vagy közeli barátról van szó, ezt nem szabad megtennie. Egyes alkalmi munkakapcsolatok ezt elfogadhatónak tartják, de valójában csak olyannal csinálod, akit már ismersz. Ne rugassza rá valakire a derültből; ez ijesztő.
9. Legjobb
Ez a válasz a „minden jót” és a „jókívánságokkal” együtt egy viszonylag biztonságos befejezés, ha udvarias, de informálisan viselkedik. Minél több szót ad hozzá például „jó kívánságokat” vagy „minden jót”, annál formálisabbá válik az érzés. Vannak, akik úgy érzik, hogy a „legjobb” és annak változatai túlságosan kimerítőek lehetnek, de többnyire jó szolgálatot tesz.
10. A tiéd
A “tiéd” és annak változatai (“igazán a tied”, “a tiéd hűségesen” és így tovább) a spektrum formálisabb végén találhatók. Akárcsak a „legjobb” esetében, minél több szót ad hozzá, annál formálisabbá válik. A „tiéd” kifejezésnek van egy másik bonyodalom is: sokan kíváncsiak, hogy pontosan mit kínálsz, amikor azt mondod, hogy „tiéd”, és a „tiéd hűségesen” valami hihetetlenül formális dolgot jelez, például egy közelgő házassági ajánlatot. Elkerül.
11. „A barátod”
Ez sok embert megoszthat. Csak egy kicsit túl formális, és egyesek számára „őszintén” áll. Néhányan azonban elfogadhatónak tartják, általában a fiatalabb generációk, mivel barátságot kötünk a legtöbb kollégánkkal. Nem javasoljuk, hogy a „Barátodat” küldd egy idősebb munkatársnak vagy olyannak, aki vezető pozícióban van.
12. Köszönöm szépen!
Nemcsak szakszerűtlen, de nyelvtanilag is hiányzik. A címzetttől függően ez teljesen rendben is lehet (például ha ez az utolsó e-mail informatikai támogatási csapatának a probléma megoldása után). De ez nem igazán professzionális vagy eredeti.
13. Nagyra értékeljük válaszát.
Bár ez kezdetben őszinte e-mail-bejelentkezésnek tűnhet, elbizakodottságnak is felfogható. Bár érdemes kifejezni a hálát és a válasz elvárását, a „várom, hogy hamarosan halljunk” valamivel kevésbé passzív-agresszív.
14. Egészségére
Csak akkor fogadható el igazán, ha brit; egyébként kissé lekezelőnek tűnik. Ugyanez elmondható a „ta”-val is, de az „üdvözülés” általában egy kedvelt válasz, amely szintén kellemesen hétköznapi, és – nekünk, briteknek – tökéletesen elfogadható a „köszönöm” és a formálisabb e-mailes aláírások helyett.
15. Mint mindig
Az e-mailek befejezésének általánosan kedvelt módja a „mint mindig”. Lehet, hogy nem ideális befejező a kezdeti kapcsolatfelvételhez, de kiválóan alkalmas arra, hogy válaszoljon valakinek, akivel gyakran beszél e-mailben. Nincsenek benne elvárások vagy konnotációk. Egyszerűen te jelentkezel úgy, mint te.
Néhány fiatalabb közönség azonban nem érti, hogy az „As ever” általában azt jelenti, hogy „mindig a tiéd”. Ezért ez a lemondás elavultnak tűnhet, és félreértéseket válthat ki.
Gyakran Ismételt Kérdések
Vannak esetek, amikor a tökéletes e-mail jelentősen befolyásolhatja az élet következő lépését. Íme néhány további kérdés az e-mail-kijelentkezésekkel kapcsolatban, amelyek segítenek tökéletes e-mailek küldésében.
Valóban nagy dolog az e-mailes lejelentkezés?
A kijelentkezés fontossága attól függ, hogy milyen környezetben küld e-mailt. Ha e-mailben emlékeztetőt küld egy munkatársának, vagy néhány jegyzetet osztálytársának, az valószínűleg nem olyan nagy ügy. A rossz e-mail-bejelentkezés azonban rossz üzenetet küldhet. Például, ha elküldi az „Igen, köszönöm” üzenetet valakinek, aki segíteni próbál Önnek, az sunyinak vagy szarkasztikusnak tűnhet.
Sajnos a szövegalapú kommunikációnak nincs kontextusa, ami azt jelenti, hogy a címzett könnyen téves elképzelést kap. Tehát ügyeljen arra, hogyan fogadja olvasója az Ön által küldött üzenetet, mert igen, az olvasó valószínűleg látni fogja a bejelentkezését.
Hozzá kell adni egy aláírást?
Teljesen! Nevének, elérhetőségi adatainak és cégének feltüntetése sokkal könnyebbé teszi a címzett számára, hogy a jövőben válaszoljon Önnek. Arról nem is beszélve, hogy az aláírást széles körben elfogadják annak szimbólumaként, aki érti az e-mailes kommunikáció működését.
Melyik kijelentkezést használjam?
Ha megérti, hogy a bejelentkezéssel egyszerűen lezárja az üzenetet, egy kicsit könnyebb kiválasztani a megfelelőt.
Például egy értékesítési prezentáció és egy interjúval kapcsolatos e-mail egyaránt választ igényel. De szeretne barátságos és profi lenni. A TTYL-hez hasonló kijelentkezés egyszerűen nem megy, mert nem professzionális, míg a „Mindig a tiéd” hátborzongató és túlságosan barátságos lehet. Ebben a fajta kommunikációban jól jön, ha hálát adunk a címzett idejéért, és tudatjuk vele, hogy alig várjuk, hogy hallhassanak felőle.
Ha e-mailt küld valakinek, aki magas rangú (akivel nem folytatna vízhűtős beszélgetéseket), a professzionalizmus kulcsfontosságú. A „Tisztelettel” ide illik, csakúgy, mint a „Szívélyes üdvözlettel” vagy „Tisztelettel”.
A főnökeinek és munkatársainak küldött e-mailek kissé bonyolultak lehetnek. Először is, nem szeretne olyan írásos közleményeket küldeni, amelyek a HR-es híváshoz vezethetnek. Másodszor, nem akar túlzottan formális vagy túl laza lenni. Ezeknek a kapcsolatoknak a legbiztonságosabb módja a „köszönöm az idejét” vagy a „további kérdéseivel forduljon hozzám”.
Mi a célja az e-mailes kijelentkezésnek?
A szöveges kommunikáció trükkös. Gesztusok, hangnem és inflexió nélkül az üzenetek túl durvának vagy homályosnak tűnhetnek. Az e-mailes bejelentkezés lezárja az üzenetet, és biztosítja, hogy üzenetét megfelelően továbbítsa. A kijelentkezésnek tükröznie kell az üzenet hangnemét.
Az egyetlen alkalom, amikor tartózkodnia kell a kijelentkezés hozzáadásától, az e-mailek sorozata. Például, ha egy folyamatban lévő beszélgetés során ugyanannak a címzettnek küldött e-mailt, az „Üdvözlettel” vagy „Üdvözlettel” minden alkalommal történő hozzáadása bosszantónak vagy akár lekezelőnek tűnhet.
Ne gondold túl
Ha valaha is elolvasott és újra elolvasott egy fontos e-mailt, mielőtt elküldte volna, akkor ez a szakasz Önre vonatkozik.
Természetesen természetes, hogy fontolja meg, kinek és miért küldi az e-mailt. Ha értékesítési e-mailről van szó, a legjobb, ha pozitív jelzést hagy, amely szintén válaszra ösztönöz. Ideális itt valami olyasmi, mint a „Várom, hogy tovább beszélhessek veled”. De ez a kifejezés nem működne jól például egy részvétnyilvánító e-mailben.
Bár megfélemlítő lehet egy fontos e-mail küldése, a legtöbb ember általában átfut az e-mailjein, és nem ítéli meg túlságosan a kijelentkezéskor.
