Tudta, hogy az Excel-lap akár 1 048 576 sort is tartalmazhat? Úgy van. Most képzelje el, hogy ezekhez a sorokhoz manuálisan rendel számokat. Nem a szélsőbal meglévő számokról beszélünk. Ezek csak jelölők, például olyan cellákhoz (A3, B3, A10, B10 stb.) kapcsolatban, amelyek technikailag nem integrálódnak egy sor adatai közé, vagy egyedi azonosítóként szolgálnak. Olyan számokat szeretne, amelyek társíthatók az egyes adatsorokhoz olyan forgatókönyvek esetén, mint például sorozatszámok vagy részlegszámok létrehozása, számozott sorok alkalmazása csoportosított szakaszokra stb.
Kiváló Excel-munkalap vagy munkafüzet készítéséhez elengedhetetlen az adatok jól szervezett módon történő bevitele. Azt szeretné, hogy minden sor rendelkezzen egy „egyedi azonosítóval”, amely segít kiválasztani a konkrét sorokat elemzés vagy a közönség számára történő bemutatás céljából. A „B4 vagy G2 cella” használata nem kapcsolódik a sorokat átívelő adatokhoz. Olyan oszlopokra van szükség, amelyek egyedi számokkal rendelkeznek, amelyek ténylegesen kapcsolódnak a sorokban lévő adatokhoz, ugyanúgy, mint az utónév és az ugyanazon sorban lévő vezetéknév.
A jó dolog az, hogy az Excel minden kemény munkát elvégezhet Ön helyett. Parancsolhatja a sorszámok automatikus kitöltését, és segít a dokumentumon sokkal gyorsabban dolgozni.
Ez a cikk bemutatja, hogyan kell automatikusan számozni a sorokat az Excelben.
Okok a számozott sorok automatikus létrehozásához az Excelben
Kétségtelen, hogy a sorszámok kézi hozzárendelése olyan feladat, amely frusztráló és időigényes lehet. Először is előfordulhat, hogy hibákat követhet el, és megismételheti a számokat, ami megnehezítheti az adatelemzést, és számítási hibákat eredményezhet. Semmi sem kínosabb, mint egy rosszul szervezett vagy hibákkal teli dokumentum bemutatása. Felkészületlennek és professzionálisnak tűnhet.
Továbbá a sorok automatikus számozása a legjobb módja egyedi azonosítók létrehozásának. Az eljárás pontosságot és egyediséget biztosít.
Ha a dokumentum túl nagy, akkor manuálisan rendelhet számokat, és hibákat követhet el. De ez aligha lehetséges, ha a lap több száz vagy több ezer sorból áll. Az egyes számok kézi számozása értékes időt pazarol, amelyet a lap technikaibb részeinek kezelésére fordíthat.
Az egyik példa a részlegszámokat tartalmazza, ahol mindegyikhez három számjegyet szeretne, és 100-zal kezdődik. A probléma az, hogy a vállalatában több mint 300 részleg van, és a számok manuális beírása a cellákba olyan hibákhoz vezet, amelyek a jelentésektől és az adatelemzéstől kezdve mindent befolyásolnak. a pontos kategóriákhoz és az azonnali adatlekéréshez.
Egy másik példa az, amikor sorcsoportjai vannak meghatározott témákhoz, kategóriákhoz, osztályokhoz vagy akár referenciaanyagokhoz. Azt szeretné, ha minden csoport az egyes számmal indulna. A sok kezelendő csoport miatt a kézi bevitelek gyorsan olyan hibákhoz vezetnek, amelyek megváltoztatják a szervezést, az adatok visszakeresését és esetleg a prioritási szinteket, ahol az 1 a legfontosabb és az 1000 a legkisebb.
Szerencsére az Excel számos eszközzel rendelkezik, amelyek segítenek a számok automatikus hozzárendelésében. Ez segíthet abban, hogy takarékosabban költse el az idejét, és olyan jól rendszerezett dokumentumot állítson elő, amely nemcsak pontos, hanem szemrevaló is. Az adatok lehívása a táblázatból/adatbázisból könnyebben kezelhető. Konkrét adatok vagy kiemelt témák/elemek/folyamatok megtalálása pontos és hatékony hiba nélkül.
A lényeg az, hogy az emberek nem tökéletesek az adatbevitel terén, de az automatizált rendszerek garantálják a pontosságot és a pontosságot (bizonyos mértékig). Ha több ezer adatbevitellel rendelkezik, az automatikus számozás megbízhatóan elvégzi.
Nézzük meg, hogyan működnek ezek az eszközök.
Az Excel sorok automatikus számozása a kitöltő fogantyúval
Az Excel kitöltési fogantyúja, más néven Drag Fill Handle, egy kis nyílgomb, amely egy aktív cella bal alsó sarkában jelenik meg. Egy oszlop cellatartományának automatikus kitöltésére szolgál az előző sorokban található információk alapján.
A kitöltő fogantyú úgy működik, hogy azonosít egy mintát, majd követi azt.
Így lehet automatikusan számozni a sorokat az Excelben a kitöltő fogantyú használatával.
- Nyissa meg az Excel lapot.
- Írja be az első értéket (1) a kívánt oszlop első cellájába.
- Írja be a második értéket (2) a közvetlenül az első alatti cellába.
- Jelölje ki mindkét cellát.
- Nyomja meg és tartsa lenyomva az alsó cella jobb alsó sarkában található kitöltő fogantyút.
- Finoman húzza le a fogantyút, amíg ki nem jelöli az összes sorszámot, amelyhez számokat szeretne rendelni
- Ha az utolsó érdeklődési sorhoz ért, engedje el az egeret.
E lépések után az Excel a kiválasztott oszlop összes celláját számokkal tölti fel, az „1”-től egészen a kívánt számig. Ezek a számok a sorban lévő adatok egyedi azonosítóivá válnak, ha az A6 és B6 nem.
Az Excel sorok automatikus számozása a ROW függvény segítségével
A kitöltő fogantyú és a sorozat funkció végrehajtása egyszerű, de egy kulcsfontosságú területen meghiúsulnak: a számok automatikus frissítése, amikor új sorokat ad hozzá a laphoz, vagy akár eltávolít néhányat.
Ha például egy új sort szúr be a 3. és 4. sor közé, az új sornak nem lesz számazonosítója. Formáznia kell a teljes oszlopot, és bármelyik parancsot újra kell hajtania.
Írja be a ROW funkciót, és a probléma eltűnik!
A sor funkcióval olyan számokat rendelhet hozzá, amelyek automatikusan frissülnek egyes sorok törlésekor vagy újak beszúrásakor.
A ROW funkció használata a következőképpen történik.
- Kattintson az első cellára, ahol az automatikus számozás megkezdődik.
- Írja be a következő képletet a cellába:
=ROW(A2) - 1
Eközben ne felejtse el ennek megfelelően cserélni a referenciasort. Feltételeztük, hogy a referenciasorunk itt A2, de a fájl bármely másik sora lehet. Attól függően, hogy a sorszámok hol jelenjenek meg, lehet A3, B2 vagy akár C5.
Ha az első sorszámozott cella A3, a képlet a következőre változik=ROW(A3) - 2
. Ha C5, akkor a következő képletet kell használni=ROW(C5)
– 4 - Miután a kiválasztott cellához hozzárendelt egy számot, vigye a kurzort a bal alsó sarokban lévő fogantyú fölé, és húzza le a sorozat utolsó cellájáig.
Sorok automatikus számozása az Excelben húzás nélkül
A kitöltő fogantyújának lefelé húzása mindaddig, amíg ki nem jelöli az összes sorszámot, amelyhez számokat szeretne rendelni, tökéletesen működik kis, mindössze néhány soros Excel-fájlok esetén. Ha a fájl több száz vagy több ezer sort tartalmaz, a húzás kissé fárasztó és időigényes lehet.
Szerencsére az Excel lehetőséget biztosít a sorok automatikus számozására a húzógomb használata nélkül: a sorozatkitöltés funkció.
Az Excel kitöltési sorozata funkciója a cellák meghatározott tartományán belüli szekvenciális értékek generálására szolgál. A kitöltő fogantyú funkcióval ellentétben ez a funkció sokkal nagyobb irányítást biztosít. Lehetőséget ad az első érték (amelynek nem kell „1”-nek lennie), a lépésérték, valamint a végső (stop) érték megadására.
Tegyük fel például, hogy a kezdő, lépés és leállítás értéke 1, 1 és 10. Ebben a helyzetben a sorozatkitöltés funkció automatikusan kitölti a kiválasztott oszlop 10 sorát, az első cellában „1”-től, a második cellában „2”-től kezdve az utolsó cellában lévő „10”-ig.
A sorszámok automatikus kitöltése az Excelben a sorozatkitöltés funkcióval:
- Válassza ki az első cellát, amelyhez számot szeretne rendelni.
- Írja be az első értéket, mondjuk a 10-et, az első cellába.
- Kattintson a „Főoldal” elemre a lap tetején.
- Kattintson a „Kitöltés” gombra, majd válassza a „Sorozat” lehetőséget a legördülő menüből. Ennek meg kell nyitnia egy lebegő párbeszédpanelt a munkalap közepén.
- A párbeszédpanelen válassza az „Oszlopok” lehetőséget a „Sorozatok” részben.
- Ezen a ponton adja meg a lépésértéket (alapértelmezés szerint „1”), majd írja be a stop értéket a megfelelő mezőkbe.
- Kattintson az „OK” gombra
Et voila! A kiválasztott oszlopban lévő összes cella egyedi és szekvenciális sorozatszámmal rendelkezik az egyszerű azonosítás érdekében.
A szűrt sorok automatikus számozása az Excelben
A szűrő egy olyan funkció, amely lehetővé teszi az adatok szitálását (vagy szeletelését) kritériumok alapján. Lehetővé teszi, hogy kijelölje a munkalap bizonyos részeit, és az Excel csak azokat a cellákat jelenítse meg.
Ha például sok ismétlődő adata van, könnyedén kiszűrheti ezeket a sorokat, és csak azt hagyhatja meg, amire szüksége van. Egyszerre csak a szűretlen sorok jelennek meg a képernyőn.
Az adatok bemutatásakor a szűrés lehetővé teszi, hogy pontosan azt ossza meg, amire közönségének szüksége van, anélkül, hogy túl sok információt dobna fel egyszerre. Ez a helyzet összezavarhatja és megnehezítheti az adatelemzést.
Még ha szűrte is az adatokat, akkor is hozzáadhat sorszámozást a munkalaphoz.
Íme, hogyan kell csinálni.
- Szűrje le adatait.
- Válassza ki az első cellát, amelyhez számot szeretne rendelni, majd írja be a következő képletet:
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Az első argumentum, a 3, arra utasítja az Excelt, hogy számolja meg a tartományban lévő számokat.
A második argumentum, a $B$2:B2, egyszerűen a számolni kívánt cellák tartománya. - Fogja meg a kitöltő fogantyút (+) a cella jobb alsó sarkában, és húzza lefelé a megadott tartomány összes többi cellájának feltöltéséhez.
Maradjon szervezett
Az Excel egy hasznos eszköz az adatok kezelésére és mindenféle számítás elvégzésére. De ez nem mindig könnyíti meg az életét. Az egyik feladat, amely időigényes és frusztráló lehet, a sorok számozása.
Szerencsére számos eszköz segíti a számok automatikus hozzárendelését. Ez biztos módja lehet egy jól szervezett, könnyen olvasható fájl létrehozásának.
Próbálta már végrehajtani a jelen cikkben ismertetett Excel számozási függvények valamelyikét? Működött?
Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.